就業規則は「社外秘」にできる？持ち出し制限と従業員対応のポイント

就業規則は、企業のルールや人事制度を明文化した重要な内部文書です。経営者としては、情報漏洩リスクを防ぐために「持ち出し禁止」や「社外秘」の管理措置を講じることが求められます。一方で、従業員の閲覧権とのバランスも必要です。

本記事では、就業規則の取り扱いにおけるリスク管理と、現実的な運用方法を経営者目線で解説します。

✅就業規則の持ち出しは禁止できるのか？

原則として、就業規則は社外への持ち出しを禁止して問題ありません。就業規則には賃金体系、人事評価、福利厚生の基準などの機密性の高い情報が含まれており、これが外部に漏れると、競合企業に対する経営上のリスクや信用低下につながります。

✅「社外秘」として管理することも可能

就業規則を「社外秘」や「内部資料」扱いと明示し、社内規程に記載しておくことで、従業員に対する持ち出し制限や情報管理義務を強化することができます。具体的には次のような対応が考えられます：

• 表紙または各ページに「社外秘」「社内限定」などの記載

• 持ち出し・複製・第三者提供を禁止する明文化

• 利用目的を明示し、業務以外での使用を制限

これにより、企業は就業規則の情報を「機密情報」として管理する法的根拠を持てます。

✅法律上の「周知義務」はどう果たす？

労働基準法では、会社には就業規則を労働者に周知する義務がありますが、これは「持ち出しを許可しなければならない」という意味ではありません。以下の方法で周知義務を果たせば、持ち出しの必要はありません。

• 社内イントラネットへの掲載

• 総務部門での閲覧体制整備

• 入社時の配布資料や説明会での案内

このように、従業員が「いつでも社内で確認できる状態」にしておくことが法的に求められているのです。

✅従業員の閲覧やコピー希望にはどう対応すべきか

従業員には就業規則を閲覧する権利があります。閲覧希望があれば、社内での確認を促す形で応じるのが基本です。コピーについても、以下のように慎重な対応が必要です：

• コピーを希望する理由・目的の確認

• 全面コピーではなく、該当箇所のみ許可

• コピーにも「社外持ち出し禁止」「社外秘」の表記を付す

内容が企業秘密にあたる場合は、コピーを許可しない判断も可能です。

✅違反時の対応：持ち出しに関する懲戒規定の整備を

従業員が会社の指示に反して就業規則を無断で持ち出した場合は、就業規則に違反した行為として懲戒処分の対象になり得ます。そのためには、以下のような記載が必要です：

• 「就業規則は社内資料とし、社外への持ち出しを禁止する」

• 「無断持ち出し、第三者提供等を行った場合は懲戒対象とする」

  
  

これにより、違反行為に対して明確に対応できる体制が整います。

✅まとめ：就業規則は「社外秘」として戦略的に守る

就業規則は単なるルールブックではなく、企業の経営戦略に関わる情報資産でもあります。経営者としては、「周知」と「情報保護」のバランスを意識しながら、社外秘として厳格に管理しつつ、従業員が必要な範囲で確認できる仕組みを整えることが重要です。

社労士に相談して、就業規則や情報管理規程の整備を進めることも有効です。