就業規則の閲覧義務と社労士の役割とは？企業が知っておくべきポイント

従業員が就業規則をいつでも確認できる体制は、法令遵守だけでなく、労務トラブルを未然に防ぐためにも欠かせません。

本記事では、就業規則の閲覧義務や判例を踏まえ、社労士が実務に役立つポイントをわかりやすく解説します。

✅就業規則の「閲覧させる義務」とは？

企業は就業規則を作成するだけでは不十分です。労働基準法第106条では、従業員が就業規則を「いつでも見られる状態」にすることが求められています。具体的には、作業場に掲示・備え付ける、書面交付する、または電子ファイルでの共有が必要です。

従業員からの閲覧要求に応じなかった場合、行政指導や罰則の対象となる可能性もあります。

最高裁の判例である「フジ興産事件」では、就業規則に懲戒処分の規定があったものの、社員への周知が不十分だったために懲戒処分が無効と判断されました。この判例は、「就業規則が効力を持つためには、労働者への実質的な周知が必要である」という重要な教訓を示しています。

また、「中部カラー事件」では、就業規則の変更内容が従業員に十分伝わっておらず、退職金規定の変更が認められなかったケースもあります。これらの判例から分かるのは、「実際に見せたかどうか」「周知の手段が適切か」が問われるという点です。

企業が「閲覧可能な状態」とするためには、次のような施策が考えられます。

・イントラネットや社内クラウドに常時アクセス可能にする

・紙ベースの規程を社員休憩室や事務所に備え付ける

・就業規則の改定時に、改定内容のポイントを説明し、説明会や社内報で周知する

・周知した記録を残し、必要に応じて証明できるようにする

これらの方法を通じて、「誰でも、いつでも、すぐに見られる状態」を整えることが重要です。

社労士は、就業規則の作成・改定だけでなく、周知方法の選定や、トラブル発生時の証拠管理まで支援できます。特に、リモートワークや複数拠点を持つ企業では、電子的な閲覧環境の整備と証跡管理の体制づくりが求められます。

また、労働基準監督署への提出書類や説明資料の作成も社労士がサポートできるため、実務負担の軽減と法令順守の両立が可能です。

閲覧可能な状態を整えておくことは、法的な義務であると同時に、従業員との信頼関係を築くためにも重要です。「知らされていなかった」「見せてもらっていない」という不満が蓄積すれば、労使関係が悪化し、結果的に生産性や定着率に影響を及ぼしかねません。

だからこそ、企業側が積極的に情報を「見せる姿勢」を持つことが、透明性の高い職場づくりにつながります。

「自社の就業規則、閲覧対応は十分だろうか？」

「改定した内容、ちゃんと伝わっているのかな？」

そうした不安がある方は、社労士に一度ご相談ください。以下のような支援が受けられます。

・就業規則の周知計画の作成と社内周知ツールの整備

・電子ファイルやクラウド閲覧環境の設計サポート

・変更内容の説明資料作成、従業員説明会の支援

・閲覧請求対応の社内マニュアル化支援

企業の就業規則は、作成しただけでは意味がありません。周知され、社員が内容を理解し、必要なときに確認できるようにすることではじめて、労務管理上の根拠として有効になります。判例も示すように、適切な閲覧体制の構築は、企業のリスク回避だけでなく、従業員との信頼関係構築にも直結します。

今こそ、自社の体制を見直す絶好のタイミングです。専門家である社労士の力を借りながら、強い労務体制を整えていきましょう。