有給の理由は聞いてはいけない？経営者が守るべき有給休暇のルールとは

有給休暇は、従業員が心身をリフレッシュし、業務におけるパフォーマンスを高めるために重要な制度です。健全な労働環境を整えるうえで、経営者が正しく理解し、適切に運用することが求められます。しかし、「従業員が有給休暇を申請してきたが、理由を聞いても良いのか？」「繁忙期にどう対応すればよいのか？」と迷う場面もあるでしょう。

ここでは、有給休暇に関する基本的な法律知識から、トラブルを防ぐための運用のポイントまでをわかりやすく解説します。

✅ 有給休暇の取得理由を尋ねる必要はありません

労働基準法第39条により、有給休暇は一定の要件を満たした労働者に対して、法律で認められた「権利」とされています。したがって、取得理由は原則として問う必要がありませんし、理由によって取得の可否を判断することもできません。

例えば、「私用のため」とだけ書かれている場合でも、それ以上の説明を求めることは不適切です。万が一、理由を追及したり、取得を渋ったりすることがあれば、従業員の権利を妨げる行為として、法的な問題に発展するリスクもあります。

✅ 申請書の「理由欄」は任意です

企業によっては、有給休暇申請書に「理由」欄を設けている場合がありますが、これも法律上の義務ではありません。理由を記入しないまま提出された場合でも、会社は受理しなければなりません。

この点を誤解していると、「理由を書かないと申請できない」という誤った社内ルールが定着してしまい、結果として従業員の有給取得率が下がる恐れがあります。必要以上の情報を求めることで、従業員の心理的ハードルを高めてしまう可能性もあるため、注意が必要です。

✅ 企業側の時季変更権とは？

経営者が知っておくべき重要なポイントに、「時季変更権」があります。これは、従業員が申請した有給休暇の日が、事業の正常な運営を妨げる場合に限って、会社が時季を変更できるという権利です。

ただし、この権利の行使には厳しい条件があります。「単に忙しいから」「人手が足りないから」という理由だけでは認められず、客観的に見て業務に重大な支障が出ると判断される場合に限られます。行使には慎重な判断が求められるため、事前に社労士や法律の専門家に相談するのが安心です。

✅ 従業員との信頼関係を築くために

有給休暇の取得をめぐる問題は、職場内の信頼関係に大きな影響を与えることがあります。「取得しづらい雰囲気」や「理由を詮索される文化」があると、従業員のモチベーションや定着率が低下しやすくなります。

逆に、有給休暇を取りやすい職場は、従業員満足度が高まり、離職率の低下や採用活動の強化にもつながります。経営者としては、有給取得のハードルを下げることで、長期的な人材戦略にも好影響をもたらすことを理解することが大切です。

✅ 有給休暇を管理していますか？

2019年の法改正により、年10日以上の有給休暇が付与される従業員には、少なくとも年5日の取得が義務付けられました。この「年5日取得義務化」により、企業側には有給休暇の取得状況を把握し、適切に管理する責任があります。

管理方法としては、Excelや勤怠管理システムを使って、付与日数や残日数、取得履歴を正確に記録することが基本です。また、年5日取得が守られていない場合は、企業に対して30万円以下の罰則が科されることもあります。

✅ 社労士に相談するメリット

有給休暇に関する制度や運用は、意外と複雑で、少しのミスが労務トラブルに発展する可能性もあります。特に、複数拠点を持つ企業や、多様な雇用形態が混在する場合には、個別対応が必要になるケースもあります。

こうした場合には、労務管理のプロフェッショナルである社労士（社会保険労務士）に相談するのが賢明です。社内ルールの整備、制度の運用、労使トラブルの予防策など、幅広くサポートを受けることができ、結果として企業のリスクを大きく軽減できます。