年次有給休暇のデジタル管理とは？消化率を把握して取得率を向上させる方法

企業が年次有給休暇の適切な取得と管理を行うことは、法令遵守だけでなく従業員満足度や生産性向上にも直結します。特に最近では、有給休暇の消化率を高める施策として、デジタル管理の導入が注目されています。

本記事では、有給休暇のデジタル管理のメリットや有給消化率を把握・向上させる具体策について詳しく解説します。

年次有給休暇の取得義務と管理の重要性

2019年の労働基準法改正により、有給休暇が年間10日以上付与される労働者には、年間5日以上の取得が義務付けられました。これを守らない企業には罰金が科される可能性があり、法令順守の観点からも休暇取得の管理は必須です。

企業は、有給の付与日、残日数、取得実績などを記録した「年次有給休暇管理簿」の作成・保存が法律で義務付けられており、3〜5年間の保管が求められます。従来の紙やExcelによる管理ではミスが生じやすく、対応が煩雑になりがちです。

クラウド型の勤怠管理システムを導入することで、有給管理の手間は大幅に軽減されます。システム上で自動的に有給付与や残日数の更新が行われ、申請・承認フローもデジタル化できます。これにより、担当者の負担を減らしつつ、正確な記録の保持が可能になります。

また、従業員側もスマホやPCから簡単に申請ができるため、利便性が向上します。未取得者には自動リマインダーを送信する機能もあり、取得漏れを未然に防ぐことができます。

厚生労働省の調査によれば、2023年の有給取得率は62.1％、2024年は65％程度と過去最高を更新しています。しかし、政府が掲げる2025年までに70％達成という目標にはまだ届いていません。

企業がこの数値を把握・向上させるには、有給消化率の定期的なモニタリングが欠かせません。一般的に「取得日数 ÷ 付与日数 × 100」で算出され、計算方法や対象者の設定は企業によって異なる場合があります。

1つ目は、職場文化として有給取得を推奨する風土づくりです。経営層や管理職が率先して休暇を取得し、制度を活用することで従業員の心理的ハードルが下がります。

2つ目は、部署や個人ごとに取得目標を設定し、可視化することです。取得率の低い社員には個別に声をかけるなど、状況に応じたサポートが効果的です。

3つ目は、計画的付与制度の導入です。労使協定を結ぶことで、有給休暇の一部をあらかじめ日程を決めて付与することができ、休みを取りやすくなります。

4つ目は、時間単位や半日単位での取得制度の活用です。ちょっとした用事にも柔軟に対応でき、取得率の向上につながります。

5つ目として、リフレッシュ休暇や誕生日休暇などの特別休暇制度を設けることで、休みやすい雰囲気を醸成する効果が期待できます。

勤怠管理システムを活用すれば、リアルタイムで従業員ごとの取得状況、消化率、残日数を把握できます。また、部署別の傾向や過去との比較も可能となり、適切な対応策を講じるための判断材料となります。

こうした可視化により、業務スケジュールの調整や人員配置の最適化がしやすくなり、組織全体として有給取得を促進する体制が整います。

年次有給休暇の取得促進は、単なる制度運用ではなく、企業の戦略的な課題となっています。デジタル管理によって正確な把握と効率的な運用を実現し、計画的な制度と文化を整えることで、従業員が安心して休める職場をつくることが重要です。

有給休暇は「与えるもの」から「使わせるもの」へ。その意識転換こそが、企業の生産性向上と従業員の働きがいを両立させる鍵となります。