退職証明書って何？経営者が知るべき発行義務と正しい対応方法

退職証明書は、従業員の退職に伴い会社が発行する重要な文書です。労働基準法により、求められれば必ず発行しなければならないため、対応を誤るとトラブルの原因になりかねません。

この記事では、経営者や人事担当者として知っておくべき退職証明書の基本、発行タイミング、書き方、そして注意点を解説します。

✅ 退職証明書とは何か？経営者が知っておくべき基礎知識

退職証明書は、従業員から請求があった場合に会社が発行すべき書類で、労働基準法第22条に基づいています。内容は、在籍期間・業務内容・役職・賃金・退職理由などで、請求者の希望に応じて記載範囲を調整可能です。

退職者の転職活動や公的手続きで必要となることがあります。

✅ 退職証明書が必要になるタイミングとは

この書類が必要とされる場面には、転職先への提出、各種社会保険や年金の切り替え、外国人従業員の在留資格変更などがあります。

離職票の発行に時間がかかる際の代替資料として使われることもあり、退職時には速やかに準備できるよう社内体制を整えておくことが大切です。

✅ 発行方法と実務上の注意点

従業員からの請求に対しては、速やかに発行することが義務付けられています。法定の様式はなく、企業ごとに書式を定めて問題ありませんが、事実に基づいた正確な記載が求められます。

特に退職理由については、トラブル防止のために従業員との認識をすり合わせることが必要です。

✅ 社労士への相談で安心対応を実現

退職証明書の記載内容や対応フローに不安がある場合は、社労士に相談することで正確な書類作成やトラブル予防につながります。

従業員とのやり取りにおいて第三者の専門家が関与することで、公平性と信頼性を保つこともできます。

✅ まとめ

退職証明書は、従業員との円満な退職手続きに欠かせない書類です。法的義務を正しく理解し、迅速かつ正確に発行できる体制を構築することが、経営者にとって重要な役割です。

社労士のサポートを受けながら、労務リスクの回避と組織の信頼性向上を目指しましょう。