仕事中スマホ使用の社員への注意の仕方？トラブル回避のための就業規則整備

近年、スマートフォンの普及により、仕事中の私的利用が問題視される場面が増えています。社員が業務と無関係なスマホ操作に時間を費やすことにより、業務効率の低下や職場トラブルの原因になることも。こうした問題に適切に対応するためには、就業規則で明確にルール化することが不可欠です。

この記事では、仕事中のスマホ利用に関する注意の仕方と、就業規則への反映方法、さらに社労士に作成を依頼するメリットについて解説します。

曖昧な注意では効果なし？スマホ利用の実態と企業の課題

「ちょっとだけなら」「周りもやっているから」などの理由で、仕事中スマホ使用の社員は少なくありません。LINEやSNS、動画閲覧、ゲームなど、私用スマホは集中力を奪う要因となり得ます。しかし、口頭での注意だけでは改善が見られず、注意した側がパワハラと受け取られてしまうリスクすらあります。

こうした曖昧な対応では、組織の秩序を守るのは困難です。問題が顕在化する前に、明文化されたルールの整備が必要です。

仕事中スマホ使用ルールは就業規則に明記するのが基本

仕事中のスマホ利用を制限・禁止したい場合、そのルールは就業規則にしっかりと盛り込む必要があります。就業規則に記載がないまま処分を行った場合、「不当な懲戒」や「ルールの事前周知不足」として、社員側に不利な扱いをしたと判断される可能性があるからです。

たとえば、以下のような内容を就業規則に含めると効果的です。

• 勤務中の私用スマホの原則禁止

• 緊急時や指定の休憩時間以外での私的利用は懲戒対象となる

• スマホの持ち込み自体の可否や、ロッカー管理など運用ルールの明示

これにより、社員側にルールの明確な基準が示され、トラブルの防止につながります。

社労士に就業規則の作成を依頼するメリット

就業規則の整備を社内で行うことも可能ですが、法律に関わる内容であるため、専門知識が求められます。そこで活用したいのが社会保険労務士（社労士）の存在です。社労士に依頼することで、法令に準拠した実効性のあるルール策定が可能となります。

社労士に依頼するメリットは以下のとおりです。

• 労働基準法や判例を踏まえたリスク回避設計ができる

• スマホ利用以外の労務課題（遅刻・ハラスメント等）も包括的に整備可能

• 労基署への届け出対応なども一括で任せられる

特に、就業規則の変更や新規作成が必要な場合、社労士に一任することで、無駄な手戻りやトラブルを防げます。

注意のタイミングと方法：信頼を損なわないために

就業規則が整備されたとしても、実際の現場での注意の仕方は非常に重要です。感情的になったり、一方的に叱責したりすると、逆にモチベーション低下や職場の雰囲気悪化につながる可能性があります。

以下のポイントを押さえた注意が有効です。

• 就業規則に基づいた冷静な対応を徹底

• 「個別の面談形式」で、周囲に配慮した注意

• なぜルールが必要なのかを丁寧に説明する

注意を通じて社員が自らの行動を見直すきっかけを作ることが、最終的には組織の生産性向上にもつながります。

まとめ：ルール整備と専門家の力でスマホ問題を未然に防ぐ

仕事中のスマホ利用を巡るトラブルは、どの職場でも起こりうる現代的な課題です。企業としては、曖昧な対応ではなく、就業規則という明確なルールに基づいた管理が必要不可欠です。そのためには、社労士に依頼して、実態に即した規則を整備することが効果的です。

職場の秩序と信頼を守るためにも、今こそ行動に移しましょう。