給与明細を手書きで作成するのは違法？知っておくべき注意点と合法的な対処法

給与明細は、労働者にとって賃金の支払い内容を確認する大切な書類です。手書きで作成することも可能ですが、法令遵守や管理面において注意すべき点が多くあります。

本記事では、手書きで給与明細を作成する際の注意点や、近年進む電子化の動向、法的リスクについて詳しく解説します。

✅ 給与明細を手書きで作成することは違法ではない

給与明細を手書きで作成することは法律違反ではありません。しかし、デジタル化が進む中で、手書きには計算ミスや記載漏れ、保存や検索の手間など、多くの課題が存在します。

特に法令に基づいた正確な記載が求められるため、作成者には高度な注意が必要です。

✅ 手書き給与明細の注意点

１　複写式用紙を使用すること

給与明細は労働者との間で内容に食い違いが発生しないよう、記録を残すことが重要です。複写式の用紙を使うことで、企業と従業員双方が同じ内容を確認できます。コピーを取ることでも代用可能です。

２　保管スペースの確保が必要

紙での保管はスペースを取る上、保存期間も法律で定められているため、適切な保管体制が求められます。給与明細だけでなく賃金台帳もあわせて保管する必要があります。

３　計算ミスに十分注意

手作業は人為的ミスが起こりやすく、社会保険料や所得税の計算ミスは従業員の不信感につながることもあります。可能であればダブルチェック体制を取り入れましょう。

４　法令遵守を意識する

給与明細には、所得税法で定められた記載事項（支給額、控除額、支給日など）を正確に記載する必要があります。これを怠ると、税務上の問題に発展する可能性があります。

✅ 給与明細の電子化が進む理由

近年では、給与明細の電子化が一般的になりつつあります。「マネーフォワード クラウド」などのクラウド型サービスを利用することで、作成・配布・保管までを一括管理できます。

電子化するには従業員の事前同意が必要ですが、業務効率やコスト削減の観点からも導入のメリットは大きいです。

✅ 給与明細を交付しない場合のリスク

給与明細は、所得税法上、給与を受ける従業員に必ず交付しなければなりません。交付しない場合、税務署からの指導や罰則の対象となる可能性があります。

また、従業員との信頼関係を損なうリスクもあるため、交付の確実な実施が求められます。

✅ 給与明細の偽造は犯罪行為

給与明細の偽造は、刑法で処罰される重大な犯罪です。虚偽の記載を行うと、会社・担当者ともに責任を問われる可能性があり、社会的信用の失墜にもつながります。帳票類の改ざんは絶対に避けましょう。

✅ 法令に基づく保管義務を理解する

給与明細は、所得税法、労働基準法、健康保険法など複数の法令に基づき、一定期間の保管が義務付けられています。電子化してもその義務は変わらないため、定められた期間内は適切に管理することが必要です。